Digitale Unterschriften online einholen
Mit diesem Workflow senden Sie PDF-Dokumente an einen oder mehrere Unterzeichner, weisen Felder gezielt zu und verfolgen den gesamten Signaturprozess an einer Stelle. Das Tool eignet sich für Dokumente, bei denen Signaturstatus, Empfänger und Audit-Verlauf über mehrere Sitzungen hinweg konsistent bleiben müssen.
Warum dieses Werkzeug sinnvoll ist
- Einen Signaturprozess für eine oder mehrere unterschreibende Personen aufsetzen
- Signatur-, Namens-, Datums-, Text- und Checkbox-Felder je Empfänger zuweisen
- E-Mail-Verifizierung vor dem Signieren zur Zugriffskontrolle
- Status für offene, laufende, abgeschlossene und abgelehnte Anfragen verfolgen
- Verschlüsselte Dokumentverarbeitung für servergestützte Multi-Party-Workflows
- Geeignet für Verträge, Angebote, HR-Unterlagen, NDAs und administrative Signaturprozesse
So funktioniert es
PDF hochladen
Dokument per Drag & Drop oder Klick hinzufügen.
Unterzeichner & Felder festlegen
Personen benennen, dann Signatur-, Datums- und Textfelder auf den Seiten platzieren.
Versenden & live verfolgen
Jeder Unterzeichner erhält eine Verifizierungs-E-Mail und unterschreibt online — Sie sehen den Status in Echtzeit.
Für echte Geschäftsprozesse gebaut
- Verschlüsselte Dokumentenspeicherung
- E-Mail-Verifizierung vor jeder Unterschrift
- Lückenloser Audit-Trail für jede Aktion
- Geeignet für Verträge, NDAs, Angebote und HR-Dokumente
Über dieses Werkzeug
Verträge, Angebote und Vereinbarungen digital unterschreiben lassen — ohne Drucken, Scannen oder Postweg. Der eSignatur-Workflow von UnblockPDF ermöglicht es, PDF-Dokumente strukturiert zur Unterschrift an mehrere Personen zu versenden und den gesamten Signaturprozess zentral zu verwalten. Sie laden ein PDF hoch, definieren Signaturfelder und Eingabefelder (Name, Datum, Text, Checkbox) und weisen diese bestimmten Empfängern zu. Jeder Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem verifizierten Zugangslink und kann das Dokument ohne eigene Software signieren. Der Absender verfolgt den Fortschritt aller Unterzeichner in einem Dashboard — mit Status wie ausstehend, signiert oder abgelehnt. Ein automatischer Audit-Trail dokumentiert jeden Schritt mit Zeitstempel und IP-Adresse. Dieses Tool arbeitet serverseitig, da Dokument, Empfängerliste und Signaturstatus sitzungsübergreifend synchron gehalten werden müssen. Die verschlüsselte Speicherung schützt vertrauliche Vertragsinhalte während des gesamten Prozesses. Der Workflow unterstützt verschiedene Feldtypen, die sich flexibel auf den Dokumentseiten platzieren lassen: Signaturfelder für die eigentliche Unterschrift, Namensfelder für die gedruckte Namensangabe, Datumsfelder für das Unterzeichnungsdatum, Freitextfelder für ergänzende Angaben und Checkboxen für Bestätigungen und Einwilligungen. Jedes Feld wird einem bestimmten Unterzeichner zugewiesen, sodass bei Dokumenten mit mehreren Parteien klar definiert ist, wer welches Feld ausfüllt. Die Reihenfolge der Unterzeichner kann sequenziell (einer nach dem anderen) oder parallel (alle gleichzeitig) festgelegt werden. Der Audit-Trail erfasst für jeden Signaturschritt den Zeitstempel, die IP-Adresse des Unterzeichners und die E-Mail-Verifizierung. Diese Dokumentation dient als Nachweis dafür, dass die Unterschrift von der angegebenen Person zu einem bestimmten Zeitpunkt geleistet wurde. Für viele geschäftliche Signaturanforderungen — wie interne Freigaben, Angebotsbestätigungen, NDAs und Arbeitsverträge — ist dieser Nachweis ausreichend. Wenn jedoch qualifizierte elektronische Signaturen nach der eIDAS-Verordnung vorgeschrieben sind, etwa bei notariellen Dokumenten oder bestimmten Behördeneinreichungen, ist ein zertifikatsbasierter Signaturdienst erforderlich. Im Vergleich zu spezialisierten eSignatur-Plattformen bietet unser Tool eine schlankere, kosteneffiziente Lösung für den täglichen Geschäftsbedarf, ohne monatliche Abonnementgebühren. Nach Abschluss aller Signaturen können Sie das fertige Dokument herunterladen und bei Bedarf mit unserem Reduzieren-Tool die Signaturen dauerhaft in die PDF-Struktur einbrennen.
Häufige Anwendungsfälle
Tipps für beste Ergebnisse
- Platzieren Sie Signaturfelder deutlich sichtbar und beschriften Sie diese mit dem Namen des zugehörigen Unterzeichners, um Verwechslungen zu vermeiden.
- Nutzen Sie die E-Mail-Verifizierung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf das Dokument zugreifen können.
- Für bereits unterzeichnete Dokumente verwenden Sie unser Reduzieren-Tool, um die Signaturen dauerhaft in die PDF einzubrennen.
- Prüfen Sie den Audit-Trail nach Abschluss aller Signaturen, um eine vollständige Dokumentation des Signaturprozesses zu erhalten.
Gut zu wissen
Dieser Workflow bietet einfache elektronische Signaturen. Für qualifizierte elektronische Signaturen nach eIDAS-Verordnung ist ein zertifikatsbasierter Anbieter erforderlich. Maximal 10 Unterzeichner pro Anfrage.